Nu steeds meer bedrijven overstappen op elektrische voertuigen, behoort thuis opladen tot de dagelijkse routine. Dit roept een nieuwe vraag op bij werkgevers: hoe kunnen zij hun werknemers op een eerlijke en efficiënte manier vergoeden voor de elektriciteit die zij thuis verbruiken om hun bedrijfswagen op te laden?
Split billing biedt een duidelijk antwoord. In dit artikel lichten we toe wat split billing is, waarom het belangrijk is en hoe u het concreet kunt toepassen met Mobiflow.
Wat is split billing?
Split billing is een slimme oplossing om het elektriciteitsverbruik bij het opladen van een bedrijfswagen thuis te scheiden van het gewone huishoudelijke stroomverbruik van een werknemer.
Doorgaans betaalt de werknemer het thuis opladen via zijn energiefactuur. De werkgever vergoedt deze kosten vervolgens, vaak op basis van handmatig opgestelde onkostendeclaraties, schattingen of forfaitaire vergoedingen. Dat proces is tijdrovend, foutgevoelig en steeds moeilijker te rechtvaardigen op fiscaal en compliance-gebied.
Met split billing verandert dit. De elektriciteit die naar het opladen van de bedrijfswagen gaat, wordt apart van de rest van het stroomverbruik van het huishouden geïdentificeerd en geregistreerd. De laadkosten worden dan rechtstreeks aan de werkgever gefactureerd, terwijl de werknemer zijn eigen energierekening voor het huishouden blijft betalen.
Samengevat:
- het verbruik van het huishouden blijft ten laste van de werknemer;
- het opladen van de bedrijfswagen wordt aan de werkgever gefactureerd;
- de terugbetaling gebeurt automatisch en transparant.
Split billing werkt doorgaans via een slimme laadkabel of een laadpaal die de laadgegevens doorstuurt naar een centraal platform, zoals Mobiflow. Dat platform zorgt voor de registratie, berekening en terugbetaling van de laadkosten.
Waarom is split billing zinvol voor werkgevers?
Split billing is niet alleen een technische oplossing, maar biedt ook een antwoord op verschillende concrete uitdagingen waarmee werkgevers vandaag worden geconfronteerd.
- Minder administratieve rompslompZonder split billing gebeurt de terugbetaling van thuisladen vaak op basis van Excel-bestanden, handmatig opgestelde onkostendeclaraties of complexe berekeningen. Split billing automatiseert het hele proces, van het laden tot de terugbetaling. Dat bespaart tijd voor HR-teams, wagenparkbeheerders en financiële teams.
- Meer transparantie en controleSplit billing geeft werkgevers een duidelijk inzicht in:
- wanneer de oplaadbeurten plaatsvinden;
- de geladen hoeveelheid elektriciteit;
- het terugbetaalde bedrag per werknemer.
Alle gegevens zijn centraal beschikbaar en traceerbaar, wat de interne rapportage en audits aanzienlijk vergemakkelijkt.
- Fiscale afstemming en nalevingIn België moet de terugbetaling van thuisladen gerechtvaardigd zijn en in overeenstemming zijn met de fiscale regels. Het gebruik van officiële referentietarieven, zoals het elektriciteitstarief van de CREG, helpt werkgevers om zich aan de regels te houden.
Split billing-platformen passen automatisch een overeengekomen elektriciteitstarief, zoals het CREG-tarief, toe op elke thuislaadsessie, zodat de terugbetalingen op een consistente en gerechtvaardigde manier worden berekend.
- Een betere ervaring voor werknemersWerknemers hoeven geen onkostendeclaraties meer in te dienen en hoeven zich geen zorgen te maken over de juistheid van hun terugbetaling. Zodra split billing is geactiveerd, gebeurt de terugbetaling automatisch op basis van de werkelijke laadgegevens.
Hoe werkt split billing met Mobiflow?
Mobiflow biedt een gestructureerde aanpak voor het toepassen van split billing, van de configuratie tot de terugbetaling. Het proces is eenvoudig en schaalbaar.
Stap 1: Een oplaadoplossing implementeren die compatibel is met split billing
Split billing vereist een compatibele oplaadoplossing, namelijk een compatibele laadpaal of een slimme laadkabel. Deze apparatuur registreert elke laadbeurt en verzendt de gegevens op een veilige manier naar het Mobiflow-platform.
Stap 2: Een split billing-contract opstellen
Als werkgever stelt u een split billing-contract op in de Mobiflow-omgeving. Dit contract koppelt de werknemer aan het laadpunt en aan de terugbetalingsvoorwaarden.
U selecteert ook de commerciële voorwaarden van het contract, zoals de maandelijkse servicekosten per laadpunt.
Stap 3: Een terugbetalingsbeleid opstellen
Vervolgens stelt u een terugbetalingsbeleid op. In dit beleid is bepaald welk bedrag de werkgever per kWh terugbetaalt.
U kunt kiezen uit:
- een vast tarief dat u zelf bepaalt; of
- het officiële CREG-tarief, dat regelmatig wordt bijgewerkt en vaak als conforme referentie wordt gebruikt.
Zodra het terugbetalingsbeleid is opgesteld, wordt het gekoppeld aan het split billing-contract.
Stap 4: De werknemer activeren en aansluiten
De werknemer ontvangt een uitnodiging om zijn thuislaadoplossing te koppelen aan het split billing-contract. De activering gebeurt via een begeleide procedure, hetzij via een bestaande Mobiflow-account, hetzij via een eenvoudige configuratie per e-mail voor werknemers die Mobiflow voor het eerst gebruiken.
Na de activering begint Mobiflow automatisch de laadbeurten te registreren.
Stap 5: Geautomatiseerde terugbetaling
Vanaf dat moment:
- worden de laadbeurten geregistreerd;
- worden de terug te betalen bedragen berekend;
- worden facturen of betalingsverzoeken gegenereerd voor de werkgever.
Werknemers worden terugbetaald volgens het overeengekomen beleid, zonder handmatige tussenkomst.
Enkele praktische tips voor werkgevers
- Begin met het CREG-tarief
Het gebruik van een officieel referentietarief vermindert de complexiteit en vormt een solide basis voor naleving. https://www.creg.be/nl/consumenten/prijzen-en-tarieven/creg-tarief-voor-terugbetaling-thuisladen-bedrijfswagens - Zorg ervoor dat u over het privé-e-mailadres van de werknemer beschikt
Dit is nodig om split billing te activeren en de terugbetaling aan de juiste werknemer te koppelen. - Communiceer duidelijk
Leg werknemers uit hoe split billing werkt en wat dit voor hen betekent. De meesten zullen de eenvoud van het systeem waarderen. - Voeg een betaalmethode toe voor een volledig geautomatiseerd proces
Door een betaalmethode toe te voegen in Mobiflow kunnen terugbetalingen en facturen automatisch worden verwerkt, waardoor er minder follow-up nodig is en het hele proces van split billing soepel verloopt.
Een eenvoudigere manier om thuisladen te vergoeden
Split billing is een praktische oplossing voor werkgevers die thuisladen op een eerlijke, transparante en conforme manier willen vergoeden. Door het stroomverbruik van het huishouden te scheiden van het elektriciteitsverbruik voor het opladen van de bedrijfswagen, worden handmatige taken en onzekerheden geëlimineerd.
Met Mobiflow kunnen werkgevers split billing op een gestructureerde manier invoeren, van het opstellen van het contract tot de geautomatiseerde terugbetaling, en kunnen ze de toenemende overgang naar elektrische mobiliteit begeleiden zonder de administratieve lasten te verzwaren.