Qu’est-ce que le split billing – et comment l’appliquer avec Mobiflow ?

Alors que de plus en plus d’entreprises passent aux véhicules électriques, la recharge à domicile fait désormais partie des activités quotidiennes. Cela soulève une nouvelle question pour les employeurs : comment rembourser les collaborateurs de manière équitable et efficace pour l’électricité utilisée afin de recharger leur voiture de société à domicile ?

Le split billing apporte une réponse claire. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est le split billing, pourquoi il est important et comment vous pouvez l’appliquer concrètement avec Mobiflow.

Qu’est-ce que le split billing ?

Le split billing est une solution intelligente permettant de séparer l’électricité utilisée pour recharger une voiture de société à domicile de la consommation énergétique habituelle du ménage d’un collaborateur.

En règle générale, la recharge à domicile est payée par le collaborateur via sa facture d’énergie. L’employeur rembourse ensuite ces coûts, souvent sur la base de déclarations manuelles, d’estimations ou d’indemnités forfaitaires. Ce processus est chronophage, sujet aux erreurs et de plus en plus difficile à justifier sur le plan fiscal et en matière de conformité.

Avec le split billing, la situation change. Les sessions de recharge de la voiture de société sont identifiées et enregistrées séparément du reste de la consommation d’électricité du ménage. Les coûts de recharge sont alors facturés directement à l’employeur, tandis que le collaborateur continue à payer sa propre facture relative à l’énergie du ménage comme à l’accoutumée.

En résumé :

• la consommation du ménage reste à charge du collaborateur ;
• la recharge de la voiture de société est facturée à l’employeur ;
• le remboursement est automatisé et transparent.

Le split billing fonctionne généralement via un câble de recharge intelligent ou une borne de recharge qui transmet les données de recharge à une plateforme centrale, telle que Mobiflow. Cette plateforme prend en charge l’enregistrement, le calcul et le remboursement des coûts de recharge.

Pourquoi le split billing a-t-il du sens pour les employeurs ?

Le split billing n’est pas seulement une solution technique. Il répond à plusieurs défis concrets auxquels les employeurs sont aujourd’hui confrontés.

1. Moins de charge administrativeSans split billing, le remboursement de la recharge à domicile repose souvent sur des fichiers Excel, des déclarations manuelles ou des calculs complexes. Le split billing automatise l’ensemble du processus, depuis la session de recharge jusqu au remboursement. Cela permet de gagner du temps pour les équipes RH, les gestionnaires de flotte et les équipes financières.
2. Davantage de transparence et de contrôleLe split billing offre aux employeurs une visibilité claire sur :
   • le moment où les sessions de recharge ont lieu ;
   • la quantité d’énergie utilisée ;
   • le montant remboursé par collaborateur.

   Toutes les données sont disponibles de manière centralisée et traçable, ce qui facilite considérablement le reporting interne et les audits.

3. Alignement fiscal et conformitéEn Belgique, le remboursement de la recharge à domicile doit être justifiable et conforme aux règles fiscales. L’utilisation de tarifs de référence officiels, tels que le tarif d’électricité CREG, aide les employeurs à rester en conformité.Les plateformes de split billing appliquent automatiquement un tarif d’électricité convenu, tel que le tarif CREG, à chaque session de recharge à domicile, de sorte que les remboursements sont calculés de manière cohérente et justifiable.
4. Une meilleure expérience pour les collaborateursLes collaborateurs ne doivent plus introduire de déclarations de frais ni s’inquiéter de l’exactitude de leur remboursement. Une fois le split billing activé, le remboursement s’effectue automatiquement, sur la base des données réelles des sessions de recharge.

Comment fonctionne le split billing avec Mobiflow ?

Mobiflow propose une approche structurée pour appliquer le split billing, depuis la configuration jusqu’au remboursement. Le processus est simple et évolutif.

Étape 1 : Mettre en place une solution de recharge compatible avec le split billing

Le split billing nécessite une solution de recharge compatible, soit une borne de recharge compatible, soit un câble de recharge intelligent. Ce matériel enregistre chaque session de recharge et transmet les données de manière sécurisée à la plateforme Mobiflow. Mobiflow est compatible avec la plupart des équipements populaires proposés par des fournisseurs tels que Alfen, Smappee, Easee, Schneider, ABB, Wallbox, etc.

Étape 2 : Créer un contrat de split billing

En tant qu’employeur, vous créez un contrat de split billing dans l’environnement Mobiflow. Ce contrat relie le collaborateur au point de recharge ainsi qu’aux conditions de remboursement.

Vous sélectionnez également les conditions commerciales du contrat, telles que les frais de service mensuels par point de recharge.

Étape 3 : Définir une politique de remboursement

Ensuite, vous définissez une politique de remboursement. Cette politique détermine le montant que l’employeur rembourse par kWh.

Vous pouvez choisir :

• un tarif fixe que vous déterminez vous-même ; ou
• le tarif CREG officiel, régulièrement mis à jour et couramment utilisé comme référence conforme.

Une fois créée, la politique de remboursement est liée au contrat de split billing.

Étape 4 : Activer et connecter le collaborateur

Le collaborateur reçoit une invitation à connecter sa solution de recharge à domicile au contrat de split billing. L’activation s’effectue via un parcours guidé, soit au moyen d’un compte Mobiflow existant, soit via une configuration simple par e-mail pour les collaborateurs qui utilisent Mobiflow pour la première fois.

Après l’activation, Mobiflow commence à enregistrer automatiquement les sessions de recharge.

Étape 5 : Remboursement automatisé

À partir de ce moment :

• les sessions de recharge sont enregistrées ;
• les montants à rembourser sont calculés ;
• des factures ou des demandes de paiement sont générées pour l’employeur.

Les collaborateurs sont remboursés conformément à la politique convenue, sans intervention manuelle.

Quelques conseils pratiques pour les employeurs

• Commencez par le tarif CREG
  L’utilisation d’un tarif de référence officiel réduit la complexité et constitue une base solide en matière de conformité.
• Assurez-vous de disposer de l’adresse électronique privée du collaborateur
  Elle est nécessaire pour activer le split billing et lier le remboursement au bon collaborateur.
• Communiquez clairement
  Expliquez aux collaborateurs le fonctionnement du split billing et les changements que cela implique pour eux. La plupart apprécieront la simplicité du système.
• Ajoutez un mode de paiement pour un processus entièrement automatisé
  En ajoutant un mode de paiement dans Mobiflow, les remboursements et les factures peuvent être traités automatiquement, ce qui limite les suivis et garantit un processus de split billing fluide de bout en bout.

Une manière plus simple de rembourser la recharge à domicile

Le split billing est une solution pratique pour les employeurs qui souhaitent rembourser la recharge à domicile de manière équitable, transparente et conforme. En séparant l’électricité du ménage de la recharge de la voiture de société, il élimine les tâches manuelles et les incertitudes.

Avec Mobiflow, les employeurs peuvent mettre en place le split billing de façon structurée, depuis la création du contrat jusqu’au remboursement automatisé, et accompagner la transition croissante vers la mobilité électrique sans alourdir la charge administrative.